Falsch in „Abfertigung neu“ gemeldet: Warum Sie die verlorenen BV-Kassen-Beiträge nicht von der Abfertigung alt abziehen dürfen
Ein Eingabefehler in der Lohnverrechnung kann Jahre später richtig teuer werden: erst laufende Beiträge an die BV-Kasse, dann bei der Kündigung trotzdem die volle Abfertigung alt – und die Hoffnung auf Gegenverrechnung platzt.
Genau dieses Problem trifft Unternehmen häufiger, als viele glauben. Nicht bei Neueintritten. Sondern bei den heiklen Übergängen: nach Karenz, nach geringfügiger Beschäftigung, bei Wiedereinstieg, bei Personalübernahmen oder wenn alte Dienstzeiten in mehreren Aktenstücken verstreut sind. Dann wird aus einem administrativen Fehler schnell ein fünfstelliger Schaden.
18 Jahre Dienstzeit, Karenz, Wiedereinstieg – und am Ende Streit um zwei Abfertigungssysteme
Eine Hotelmitarbeiterin war seit 1995 beschäftigt. Nach Mutterschutz und vereinbarter Karenz bis Jänner 2003 blieb sie weiter zu Hause, ohne dass eine neue Vereinbarung getroffen wurde. Ab Mai 2003 arbeitete sie geringfügig, ab Jänner 2004 wieder voll.
Genau in dieser Phase lief in der Personaladministration etwas schief: Die Arbeitnehmerin wurde dem System „Abfertigung neu“ zugeordnet. Der Arbeitgeber zahlte daher jahrelang Beiträge an die Mitarbeitervorsorgekasse, obwohl arbeitsrechtlich weiterhin „Abfertigung alt“ galt.
Als das Dienstverhältnis 2013 beendet wurde, verlangte die Mitarbeiterin die gesetzliche Abfertigung alt. Der Arbeitgeber wollte die zuvor irrtümlich entrichteten BV-Kassen-Beiträge abziehen. Aus wirtschaftlicher Sicht nachvollziehbar: Warum sollte ein Unternehmen doppelt zahlen, wenn es ohnehin schon Jahre lang in die Vorsorgekasse eingezahlt hat?
Nur: Die Arbeitnehmerin hatte sich mehrfach gegen die Zuordnung zur „Abfertigung neu“ ausgesprochen und eine Korrektur verlangt. Sie wollte nie in das neue System wechseln.
Der Denkfehler vieler Arbeitgeber: „Gezahlt ist gezahlt“ gilt hier gerade nicht
Wer Beiträge an die BV-Kasse zahlt, geht oft automatisch davon aus, dass damit jedenfalls ein Wert zugunsten des Mitarbeiters entstanden sei. Genau an dieser Stelle setzt die Entscheidung an: Eine irrtümliche Zahlung macht aus einem rechtlich nicht bestehenden Anspruch noch lange keinen echten Anspruch.
Das ist der springende Punkt für die Endabrechnung. Wenn der Arbeitnehmer aus den irrtümlichen Einzahlungen gar keine wirksame Anwartschaft erworben hat, gibt es auch nichts, was der Arbeitgeber gegen die Abfertigung alt aufrechnen könnte.
Mit anderen Worten: Der Fehler in der Lohnverrechnung verlagert das Geld nicht automatisch in das Vermögen des Mitarbeiters. Er bleibt ein Fehler – mit Rückforderungsweg gegen die zuständige Stelle, aber nicht gegen den Arbeitnehmer.
Was das Gesetz dazu sagt – ohne Lohnverrechnungsdeutsch
Das BMSVG regelt die „Abfertigung neu“. Nach § 3 Z 2 BMSVG ist Anwartschaftsberechtigter nur, für wen Beiträge zu leisten sind oder waren. Das heißt schlicht: Es braucht eine objektive Beitragspflicht. Wurden Beiträge zwar faktisch bezahlt, waren aber rechtlich gar nicht geschuldet, entsteht dadurch keine echte Anwartschaft.
§ 17 BMSVG zeigt die nächste Grenze: Eine Leistung an den Arbeitnehmer liegt erst dann vor, wenn die BV-Kasse tatsächlich auszahlt oder der Arbeitnehmer über das Guthaben verfügt. Solange das nicht passiert, ist dem Arbeitnehmer noch nichts zugeflossen.
Für die Aufrechnung ist § 1440 ABGB wichtig. Aufgerechnet werden kann nur mit einer tauglichen Gegenforderung. Fehlt es an einer Forderung gegen den Arbeitnehmer, scheitert die Aufrechnung schon im Ansatz.
Und wo liegt dann der richtige Rückforderungsweg? Bei ungebührlich bezahlten Sozialversicherungsbeiträgen verweist die Judikatur auf § 69 ASVG. Danach kann der Arbeitgeber zu Unrecht eingehobene Beträge binnen fünf Jahren zurückverlangen. Dieses Recht besteht aber im Verhältnis zur einhebenden Stelle, nicht gegenüber dem Arbeitnehmer.
Der OGH zieht die Linie klar: Rückforderung bei der Kasse ja, Abzug beim Mitarbeiter nein
Der Oberste Gerichtshof hat diese Trennung deutlich gemacht: Irrtümlich an die Vorsorgekasse gezahlte Beiträge begründen keinen Abfertigungsanspruch des Arbeitnehmers und dürfen daher nicht gegen eine geschuldete Abfertigung alt aufgerechnet werden.
Entscheidend war nicht nur, dass objektiv weiterhin das alte System galt. Wichtig war auch, dass die Arbeitnehmerin keine Leistung aus der BV-Kasse erhalten hatte und diese auch nicht wollte. Es gab also weder eine Bereicherung auf Arbeitnehmerseite noch eine gleichartige Gegenforderung des Arbeitgebers.
Besonders praxisrelevant ist die wirtschaftliche Botschaft der Entscheidung: Wer den Fehler nicht rechtzeitig im öffentlich-rechtlichen Rückforderungsverfahren bereinigt, bleibt auf den Fehlzahlungen sitzen. Das Gericht lässt keine „Rettung“ über die Endabrechnung zu.
Die Entscheidung stammt vom OGH und stellt klar, dass der Arbeitgeber seinen Fehler nicht dadurch korrigieren kann, dass er bei Beendigung des Dienstverhältnisses einfach weniger auszahlt. Maßgeblich ist der gesetzlich vorgesehene Rückforderungsweg samt Frist. Wenn Sie die konkrete OGH-Aktenzahl und das Entscheidungsdatum für eine interne Stellungnahme oder Prozessvorbereitung benötigen, sollte diese im Volltext der Entscheidung bzw. in der RIS-Dokumentation gesondert geprüft und exakt übernommen werden.
Wo das für Unternehmen wirklich gefährlich wird
Besonders heikel ist das Thema nach Karenz und Wiedereinstieg. Wenn Sie als Arbeitgeber ein Dienstverhältnis administrativ wie einen „Neustart“ behandeln, obwohl rechtlich ein durchgehendes Arbeitsverhältnis vorliegt, kann die Einordnung in das Abfertigungssystem falsch sein.
Ähnlich riskant sind Wechsel von geringfügig auf voll, kurzfristige Unterbrechungen oder Wiedereinstellungen. In der Praxis entstehen Fehler oft nicht wegen komplizierter Rechtsfragen, sondern wegen unklarer Stammdaten: falsches Eintrittsdatum, unvollständiger Dienstzettel, missverständliche HR-Notizen.
Noch teurer wird es bei Betriebsübergängen, Pachtmodellen, Filialübernahmen oder Franchise-Strukturen mit Personalübernahme. Dort übernimmt man nicht nur Mitarbeiter, sondern oft auch deren Historie. Wenn alte Dienstzeiten falsch eingeordnet wurden, kommt die Rechnung häufig erst Jahre später.
Und ein weiterer Punkt wird oft übersehen: Wenn externe Payroll-Provider oder Lohnverrechner die Meldung falsch setzen, bleibt das arbeitsrechtliche Risiko dennoch zunächst beim Arbeitgeber. Der Regress gegen den Dienstleister ist eine andere Baustelle – und ersetzt nicht die korrekte Endabrechnung gegenüber dem Mitarbeiter.
Vier Situationen, in denen Sie sofort prüfen sollten
- Nach Karenzende oder Elternteilzeit: Prüfen Sie, ob das Dienstverhältnis rechtlich durchgehend war und welches Abfertigungssystem tatsächlich gilt.
- Bei Wechsel geringfügig zu voll: Lassen Sie Eintrittsdatum, Unterbrechungen und Meldelogik in der Payroll kontrollieren.
- Vor Beendigung eines Alt-Dienstverhältnisses: Rechnen Sie irrtümliche BV-Kassen-Beiträge nicht reflexartig gegen die Abfertigung alt auf.
- Bei Personalübernahmen im Zuge von Unternehmenskäufen oder Pacht: Führen Sie eine Due Diligence zu Dienstzeiten, Abfertigungssystemen und BV-Kassen-Meldungen durch.
Was jetzt organisatorisch auf den Prüfstand gehört
- HR-Checkpoints bei Statuswechseln: Karenzende, Wiedereinstieg, Unterbrechungen, Stundenänderungen.
- Saubere Dokumentation in Personalakt und Dienstzettel: Eintrittsdatum, System „alt“ oder „neu“, rechtliche Begründung.
- Regelmäßiger Abgleich zwischen Payroll, Personalakte und BV-Kassen-Meldung.
- Fristenmanagement für Rückforderungen nach § 69 ASVG.
- Klare Haftungs- und Mitwirkungsklauseln in Verträgen mit externen Lohnverrechnern.
- Bei M&A und Betriebsübergängen: Gewährleistungen und Kaufpreismechanismen für Personalaltlasten.
FAQ: Was Unternehmer dazu tatsächlich googlen
Kann ich irrtümlich gezahlte BV-Kassen-Beiträge bei Kündigung einfach von der Abfertigung abziehen?
Nein, jedenfalls nicht automatisch. Wenn arbeitsrechtlich weiterhin „Abfertigung alt“ gilt, schaffen Fehlzahlungen an die BV-Kasse keine taugliche Gegenforderung gegen den Arbeitnehmer. Der richtige Weg ist die Prüfung einer Rückforderung gegenüber der zuständigen Stelle, nicht die Kürzung der Endabrechnung.
Hat der Mitarbeiter aus Versehen doch einen Anspruch auf Abfertigung neu, wenn jahrelang Beiträge gezahlt wurden?
Nein. Maßgeblich ist nicht nur, ob tatsächlich Geld geflossen ist, sondern ob die Beiträge rechtlich geschuldet waren. Ohne objektive Beitragspflicht entsteht nach § 3 Z 2 BMSVG keine Anwartschaft bloß durch irrtümliche Zahlung.
Was mache ich, wenn die Lohnverrechnung einen Mitarbeiter falsch ins neue System eingeordnet hat?
Sie sollten den Fehler sofort rechtlich und lohnverrechnungstechnisch prüfen lassen. Wichtig sind die korrekte Einordnung des Dienstverhältnisses, die Bereinigung der Meldungen und vor allem die Frage, ob Rückforderungsfristen nach § 69 ASVG laufen. Wer zuwartet, verliert oft den wirtschaftlich einzig sinnvollen Rückholweg.
Spielt es eine Rolle, ob der Mitarbeiter der falschen Einordnung widersprochen hat?
Ja, das kann die Argumentation zusätzlich schärfen. Wenn der Arbeitnehmer die Zuordnung zu „Abfertigung neu“ nie wollte und keine Auszahlung aus der BV-Kasse erhalten hat, lässt sich eine Bereicherung noch schwerer begründen. Für die zentrale Rechtsfrage bleibt aber entscheidend, ob überhaupt eine gesetzliche Anwartschaft entstehen konnte.
Probleme im Vertriebsrecht? Wir beraten Sie.
Unsere Rechtsanwaltskanzlei in 1010 Wien berät Hersteller, Importeure, Handelsvertreter, Vertragshändler und Franchisenehmer in allen Fragen des Vertriebs- und Handelsrechts. Beratungstermin vereinbaren oder anrufen: 01/513 07 00.
Dieser mit KI-Unterstützung erstellte Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information über das österreichische Recht. Er stellt keine Rechtsberatung im Sinne der RAO dar und ersetzt nicht die individuelle anwaltliche Beratung . Die Anwendung gesetzlicher Bestimmungen und höchstgerichtlicher Judikatur auf einen konkreten Lebenssachverhalt erfordert stets eine einzelfallbezogene Prüfung durch einen Rechtsanwalt. Durch das Lesen, Speichern, Teilen oder Weiterleiten dieses Beitrags kommt kein Auftrags- oder Beratungsverhältnis mit der Pichler Rechtsanwalt GmbH oder einer ihrer Rechtsanwältinnen oder Rechtsanwälte zustande. Ein Mandat entsteht ausschließlich nach individueller Beauftragung. Soweit dieser Beitrag auf Entscheidungen des OGH, EuGH oder anderer Gerichte Bezug nimmt, geben wir die jeweilige Geschäftszahl und allenfalls einen Direktlink zum Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS) an. Maßgeblich ist stets der vollständige Wortlaut der Originalentscheidung, nicht die Zusammenfassung in diesem Beitrag. Für eine auf Ihren konkreten Sachverhalt zugeschnittene Beurteilung vereinbaren Sie bitte eine Erstberatung , schreiben Sie an wien@anwaltskanzlei-pichler.at oder rufen Sie uns unter 01/5130700 an.